AI per PMI: soluzioni pratiche per automatizzare preventivi, email e documenti
Il preventivo esce già scritto e a te resta da controllarlo. Le email si smistano da sole. I documenti li legge il software. Tutto dentro i programmi che avete in azienda, con una spesa che una piccola impresa regge senza fare acrobazie. E se nel tuo caso l'AI non serve, lo scopri da noi prima di spendere un euro.
- Il software lo scriviamo noi, addosso al tuo modo di lavorare
- Si aggancia al CRM, al gestionale, all'e-commerce e alla posta che avete
- GDPR e AI Act li seguiamo noi, anche quando il progetto è piccolo
Preferisci parlarne a voce? Scrivici su WhatsApp
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Il problema
In una PMI la cosa che manca sempre è il tempo: poche persone e troppi cappelli da mettere. Un esperimento che non rende non te lo puoi permettere. Ti ritrovi in qualcuna di queste situazioni?
Poche persone, troppe attività
Chi prepara le offerte è la stessa persona che poi fa le fatture e risponde al cliente arrabbiato. Ogni lavoro ripetitivo che le togli dal tavolo torna indietro sotto forma di tempo per vendere.
Preventivi ed email mangiano la giornata
Rispondere alle richieste, preparare offerte, sollecitare chi non risponde: ore ogni giorno su testi quasi identici che potresti limitarti ad approvare.
Tutto nella testa del titolare
Prezzi, condizioni e storico clienti vivono nella memoria di una persona: quando manca lei, il lavoro rallenta o si ferma.
Budget limitato, zero spazio per errori
Le soluzioni enterprise sono fuori scala per te, e un investimento sbagliato su una PMI pesa il doppio.
I tool da soli non bastano
Un'app AI in abbonamento che non parla con il gestionale resta un giocattolo: qualcuno deve comunque copiare i dati da una parte all'altra, e il tempo se ne va lì.
Cosa mettiamo in piedi
Si comincia da un processo solo, quello che vi tiene occupati di più. L'AI la infiliamo dentro i programmi che avete adesso, anche quando sono la casella email e due fogli di Google.
Automazione di email e preventivi
La richiesta arriva, viene letta e classificata, e sulla tua scrivania compare la bozza di offerta già compilata. Tu la leggi e la mandi. I solleciti a chi non ha risposto partono da soli.
Un chatbot che non fa figuracce
Sul sito o su WhatsApp risponde su prodotti, orari e spedizioni. Quando la domanda si fa troppo specifica passa la palla a te, con nome e numero di chi ha scritto.
Cerchi una cosa nei documenti? Chiedila
Con il RAG (la ricerca AI che pesca le risposte dai tuoi file) interroghi listini, schede tecniche e vecchie procedure con una domanda scritta come la diresti. Quello che sa una persona sola smette di andare in ferie con lei.
I programmi si parlano
Form del sito, foglio Google, gestionale, WhatsApp: quando uno si aggiorna si aggiornano anche gli altri. Nessuno deve imparare un programma nuovo.
Marketing, il minimo che serve
Post e newsletter che escono con una certa regolarità, pescando dal materiale che hai già e scritti con le tue parole.
Le carte a posto
GDPR e AI Act li portiamo avanti noi anche su un progetto da poche migliaia di euro. Di solito è roba che si permettono solo le aziende grandi.
Hai già in testa il lavoro che vi ruba più tempo? La diagnosi te la facciamo su quello, e non costa niente.
Richiedi la Diagnosi AI gratuitaLe richieste che arrivano più spesso
Sono quasi sempre questi i primi lavori che partono in una PMI. Piccoli, e si ripagano in fretta.
Il preventivo esce in giornata
Dalla richiesta alla bozza passano minuti. Tu controlli il prezzo, aggiusti due righe e mandi.
La casella smette di essere una discarica
Le email in arrivo vengono divise per tipo e messe in fila per urgenza, con la risposta standard già pronta sotto.
Chi scrive alle dieci di sera trova qualcuno
L'assistente copre le domande di sempre e raccoglie le richieste mentre sei chiuso. La mattina te le ritrovi in ordine.
Il listino lo apri dal telefono
Manuali, listini e pratiche vecchie si interrogano al volo, anche mentre sei in strada verso il cliente.
Social e newsletter senza rimetterci le serate
Escono con la loro cadenza. Tu approvi, oppure cambi due parole.
Anche uno shop da poche referenze
Descrizioni prodotto scritte in serie e risposta automatica alla domanda che arriva sempre: dov'è il mio ordine.
Il percorso tipico per una PMI
Quattro tappe, e ognuna costa un po' più della precedente. Se la prima non porta niente, la seconda non si fa.
1. Audit leggero
Mezza giornata a guardare come lavorate davvero. Ne esce una cosa sola: il processo da cui conviene partire.
2. Prototipo
Una versione funzionante sul processo scelto, da usare per qualche settimana prima che tu ti impegni sul resto.
3. Integrazione
Quello che ha funzionato entra nel lavoro di tutti i giorni, agganciato ai tuoi sistemi.
4. Manutenzione
Controlliamo che continui a girare e sistemiamo quello che si rompe. Canone contenuto.
Come lavoriamo
Il metodo è sempre lo stesso, che il progetto sia grande o piccolo. Una cosa alla volta, con i numeri sul tavolo a ogni passaggio.
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Analisi del processo
Ti chiediamo di farci vedere come lavorate adesso: chi tocca cosa, con che programma, quanto ci mette. Alla fine ti lasciamo un foglio con i tempi misurati, processo per processo, e spesso è già lì che salta fuori la sorpresa.
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Progettazione della soluzione
Decidiamo cosa passa alla macchina e cosa resta alle persone. Poi scegliamo i modelli e i punti di aggancio ai tuoi sistemi. Qui dentro ci sta anche la conformità, perché è il momento giusto: dopo diventa una rincorsa.
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Prototipo
Costruiamo una prima versione su un processo solo e la provi con i tuoi dati veri. Se la qualità non ti convince, ti sei fermato qui e hai speso poco.
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Integrazione
Colleghiamo il tutto ai tuoi sistemi, dal gestionale a WhatsApp. Il team apre le stesse schermate di sempre, con dentro qualcosa in più.
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Monitoraggio e miglioramento
Guardiamo gli errori che escono, li sistemiamo, ogni tanto rivediamo il tutto insieme a te. E resta scritto come funziona: se fra due anni qualcuno chiede perché il sistema fa una certa cosa, la risposta esiste già.
Parliamoci chiaro
Ci sono casi in cui l'AI non serve, e preferiamo dirlo prima di iniziare. Ci risparmiamo tempo tutti e due.
È la soluzione giusta se...
- C'è un lavoro che ogni settimana si ripete uguale: ricopiare dati, preparare offerte, smistare la posta.
- I tuoi dati sono già in digitale, anche se sparsi tra dieci cartelle e un Excel del 2019.
- Vuoi aggiungere l'AI ai programmi con cui lavori adesso, senza cambiarli tutti.
- Cerchi qualcuno che ti costruisca lo strumento, non un altro abbonamento da pagare a vuoto.
- Ti va bene partire da una cosa piccola e contare le ore che ti restituisce.
Probabilmente non fa per te se...
- Speri in un prompt magico che da domani mattina risolve tutto.
- Vuoi l'AI perché ne parlano tutti, ma non sai ancora su cosa metterla.
- In azienda non c'è nessuno che abbia dieci minuti per controllare quello che esce.
- Ti serve una cosa da 99 € al mese, identica a quella del tuo concorrente.
- Vuoi che sia la macchina a decidere sulle cose delicate, senza che nessuno ci metta gli occhi.
Da dove veniamo
BlueHood viene dallo sviluppo software: anni passati dentro CMS (WordPress, Joomla, Drupal), e-commerce (WooCommerce, PrestaShop) e piattaforme scritte da zero. Per questo sappiamo dove attaccare l'AI senza rompere quello che già gira, che poi è la parte difficile del mestiere. Lavoriamo da remoto con aziende in tutta Italia, la sede è a Roma.
Agenti LLM · RAG · n8n · Make · API custom · Webhook · WordPress · WooCommerce · PrestaShop · Joomla · Drupal · Fine-tuning
GDPR e AI Act: la conformità la gestiamo dentro il progetto.
Ci pensiamo dall'inizio, non alla fine. Metterla in fondo costa di più e si vede: documentazione da rifare, decisioni da ricostruire a memoria, a volte pezzi da riscrivere.
- Classifichiamo il sistema secondo le categorie di rischio dell'AI Act prima di scrivere una riga di codice
- La documentazione tecnica la scriviamo mentre costruiamo: da dove arrivano i dati, che modello usiamo e perché
- Chi legge un testo scritto dall'AI lo sa, perché c'è scritto. Informativa e consenso li prepariamo noi
- Sulle decisioni che pesano c'è sempre una firma tua: l'AI prepara, tu approvi
- Sul GDPR raccogliamo il minimo che serve, con la base giuridica giusta, e i dati restano dove dici tu
- Dopo il rilascio continuiamo a guardare cosa esce, e ogni tanto ci si siede a rivedere
Domande frequenti
L'AI è adatta a una piccola azienda?
Sì, a patto di partire dal processo giusto: attività ripetitive con un costo chiaro in ore. Paradossalmente le PMI vedono il ritorno più in fretta delle grandi aziende, perché le ore risparmiate pesano subito su chi le lavora.
Quanto budget serve per iniziare?
Un primo progetto utile, di solito un'automazione o un assistente su un processo specifico, parte tipicamente da poche migliaia di euro, audit e prototipo inclusi. Prima di qualsiasi impegno ricevi una stima chiara di costi e risultati attesi.
Serve personale tecnico interno?
No. Progettiamo, sviluppiamo e manteniamo noi le soluzioni; al tuo team chiediamo solo di usare gli output e segnalare cosa migliorare. Se in futuro vorrai internalizzare, consegniamo tutto documentato.
Si può partire con un prototipo?
Sì, è il nostro metodo standard: prototipo su un perimetro ristretto, prova sul campo con dati reali, e solo dopo l'integrazione completa. Così l'investimento segue i risultati, non le promesse.
Quanto tempo serve per vedere risultati?
Per un'automazione o un assistente su un singolo processo: poche settimane dal via al prototipo funzionante. Il beneficio si misura da subito in ore risparmiate; l'integrazione completa segue nel mese successivo.
Scopri il primo caso d'uso AI per la tua PMI
Scrivici qual è l'attività che ti porta via più ore. Entro 24 ore lavorative ti rispondiamo per iscritto: se nel tuo caso l'AI conviene, quante ore potresti recuperare, quanto verrebbe a costare. Se non conviene te lo scriviamo lo stesso, nero su bianco, e la cosa finisce lì.