RAG su documenti aziendali: trasforma la conoscenza interna in un assistente AI
Scrivi la domanda come la faresti a un collega. La risposta arriva dai tuoi PDF, dai manuali, dalle procedure e dalla knowledge base, con scritto sotto da quale documento è uscita. Si chiama RAG: l'AI va a leggere prima di rispondere. Sta dentro i programmi che hai in azienda e rispetta i permessi che ci sono già.
- Software scritto sui tuoi documenti, non un abbonamento in più
- Sotto ogni risposta c'è il documento da cui arriva
- GDPR e AI Act: la parte noiosa la seguiamo noi, ed è nel prezzo
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Il problema
Quello che la tua azienda sa è già scritto da qualche parte. Il problema è che lo paghi due volte: la prima quando lo scrivi, la seconda ogni volta che qualcuno lo va a cercare.
Il documento c'è. Dove, si vedrà
Un pezzo sul Drive, uno allegato a una mail di due anni fa, uno in una cartella sul portatile di qualcuno che nel frattempo è passato ad altro. La risposta esiste. Trovarla costa più che alzarsi e chiedere al collega.
Le cose che sa una persona sola
Basta che vada in ferie e mezzo ufficio rallenta. Se cambia azienda, quel sapere esce dalla porta con lei e te ne accorgi il lunedì dopo.
Il nuovo assunto che deve chiedere tutto
Passa le prime settimane a fare domande e c'è sempre qualcuno che si ferma per rispondere. Sempre le stesse cinque cose.
Due reparti, due risposte
Sulla stessa procedura di reso l'amministrazione dice una cosa e il commerciale ne dice un'altra. Ognuno ha la "sua" versione, aggiornata a chissà quando. La differenza la scopre il cliente.
Cerchi "rimborso", il file dice "reso"
La ricerca per parole trova le parole. Se chi ha scritto la procedura ha usato un sinonimo, per te quel documento non esiste.
Cosa costruiamo
Un sistema RAG che legge i tuoi documenti una volta e poi risponde alle domande, dicendo sempre da dove ha preso la risposta. Dentro ci sono queste cose.
Indicizzazione dei documenti
PDF, Word, Excel, pagine web, la knowledge base che hai già: entra tutto in un indice solo. Anche i PDF scansionati male, che prima passano dall'OCR.
Ricerca semantica
Gli embedding lavorano sul significato: chi cerca "rimborso" si vede arrivare anche la procedura che parla di reso. È esattamente il punto dove la ricerca normale si arrende.
Ogni risposta dice da dove viene
Documento, pagina, passaggio. Apri e controlli in due secondi.
Permessi per utente e reparto
Chi fa la domanda vede solo i documenti che potrebbe già aprire da solo. Le buste paga restano in HR, i margini in amministrazione, e nessuno scopre niente per sbaglio.
Si aggiorna da solo
Carichi la revisione di una procedura e l'indice se la prende. Nessuno deve ricordarsi di rifare niente.
Dove stanno i tuoi dati
Sui tuoi sistemi o su un'infrastruttura che controlli tu. I documenti non escono da casa tua e non vanno ad addestrare modelli pubblici: l'architettura la scegliamo con il GDPR sul tavolo.
Hai già in testa i documenti da cui partire? Sentiamoci, la diagnosi non costa niente.
Richiedi la Diagnosi AI gratuitaChi lo usa, di solito
Serve dove c'è tanta roba scritta e le stesse domande tornano ogni settimana.
HR e people
Ferie, permessi, rimborsi spese, il regolamento che nessuno ha mai letto fino in fondo. I dipendenti se la cavano da soli e il personale smette di fare da centralino.
Customer care
Manuali di prodotto e procedure di assistenza a portata di domanda. L'operatore risponde subito, e risponde come il collega di fianco.
Area tecnica
Il tecnico è sul posto con il telefono in mano e gli serve la scheda di quel modello lì, più lo storico degli interventi. Fa la domanda, arriva la pagina giusta.
Legale e contratti
Clausole e scadenze, con il riferimento al file esatto. Abbiamo già firmato una cosa simile? La risposta arriva in due secondi.
Amministrazione
Circolari, procedure contabili e scadenzari che rispondono in italiano, invece di stare in una cartella piena di file chiamati "def_v3_ok".
Cosa ti consegniamo
Cinque cose, tutte già accese il giorno della consegna.
Assistente pronto all'uso
La finestra dove si scrive la domanda, agganciata ai tuoi documenti e messa dove il team lavora già.
Pipeline di ingestione
Il pezzo che mastica PDF (anche scansionati, via OCR), Word, Excel, pagine web ed email e li trasforma in qualcosa di ricercabile. Continua a girare anche dopo, ogni volta che aggiungi un file.
Le fonti, sempre
Documento e passaggio sotto ogni risposta, con il link quando c'è.
Controllo degli accessi
Permessi per utente, per ruolo o per reparto. Se le cartelle condivise hanno già i loro, li ereditiamo da lì: nessuno deve rifare il lavoro a mano.
Monitoraggio e documentazione
Log delle domande, controlli sulla qualità delle risposte, documentazione tecnica. Se fra un anno qualcuno chiede come funziona, la risposta è già scritta.
Come lavoriamo
Il giro è sempre questo: prima un archivio solo, poi si allarga se i numeri tornano.
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Analisi del processo
Guardiamo una cosa alla volta: chi cerca cosa, in quali file, quante volte al giorno e quanto ci mette. Censiamo i formati e vediamo dove sono finiti i documenti. Alla fine ti resta un foglio con i tempi, ricerca per ricerca.
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Progettazione della soluzione
Si decide l'architettura, quali modelli usare, come entrano i documenti e chi può interrogare cosa. Qui stabiliamo anche come si capisce se una risposta è buona: senza quel criterio, dopo si discute a sensazione.
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Prototipo
Un prototipo che funziona davvero, su un gruppo ristretto di documenti. Serve a vedere se le risposte reggono prima di spendere sul resto.
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Integrazione
Colleghiamo l'assistente ai tuoi sistemi, dal CRM a WhatsApp. Il team continua a lavorare dove lavorava ieri: nessuno deve imparare un programma nuovo.
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Monitoraggio e miglioramento
Andiamo a vedere le domande a cui il sistema ha risposto male e sistemiamo. Succede, soprattutto i primi mesi: per questo restiamo dentro con revisioni fissate a calendario.
Parliamoci chiaro
Se nel tuo caso il RAG non serve, lo senti da noi prima di firmare qualcosa. Risparmiamo tempo tutti e due.
È la soluzione giusta se...
- Ogni settimana qualcuno passa ore a cercare cose dentro file che esistono già.
- I documenti sono in digitale, anche se come ordine sono un disastro.
- Vuoi l'AI dentro gli strumenti che usi già.
- Cerchi qualcuno che scriva il codice e resti reperibile anche dopo.
- Ti va bene partire da un archivio solo e guardare che numeri fa.
Probabilmente non fa per te se...
- Speri in un prompt magico che sistemi tutto entro venerdì.
- I documenti stanno ancora in faldoni di carta e nessuno ha voglia di scansionarli.
- In azienda non c'è nessuno che possa leggere le risposte e dire se sono giuste.
- Ti serve qualcosa che costi come un abbonamento mensile e vada bene per chiunque.
- Vuoi che l'AI decida cose serie senza che nessuno le controlli.
Da dove veniamo
BlueHood viene dallo sviluppo software: anni passati dentro CMS (WordPress, Joomla, Drupal), e-commerce (WooCommerce, PrestaShop) e piattaforme scritte da zero. Per un sistema RAG conta più di quanto sembri: la parte difficile è agganciarsi ai posti dove i documenti stanno davvero, che di solito sono vecchi e delicati. Sappiamo dove mettere le mani senza rompere niente. Lavoriamo da remoto con aziende in tutta Italia.
Agenti LLM · RAG · n8n · Make · API custom · Webhook · WordPress · WooCommerce · PrestaShop · Joomla · Drupal · Fine-tuning
Conformità e governance: GDPR e AI Act, gestiti dentro il progetto.
La conformità la mettiamo dentro all'inizio, quando si decide l'architettura. Rimetterci mano a lavoro finito vuol dire riaprire pezzi che funzionavano, e costa molto di più.
- Classifichiamo il sistema secondo le categorie di rischio dell'AI Act, prima di scrivere una riga di codice
- Schede dei modelli, da dove arrivano i dati, che strada ha fatto una decisione: sta tutto scritto
- Chi legge una risposta sa che l'ha scritta un'AI, con informativa e consenso gestiti come si deve
- Controllo umano: sulle decisioni che pesano l'AI prepara il lavoro, poi firma una persona
- GDPR e dati: raccogliamo il minimo che serve e i documenti restano dove decidi tu
- Dopo il rilascio non spariamo: controlliamo gli errori, teniamo d'occhio i bias e ogni tanto rivediamo come risponde
Domande frequenti
Cos'è un sistema RAG?
RAG sta per Retrieval-Augmented Generation: prima di rispondere, il sistema recupera i passaggi pertinenti dai tuoi documenti e genera la risposta basandosi su quelli, citando le fonti. Il modello non "ricorda" i tuoi dati: li consulta, come farebbe un collega molto veloce.
I documenti restano privati?
Sì. I documenti restano nei tuoi sistemi o in infrastrutture sotto il tuo controllo, gli accessi sono regolati da permessi e progettiamo l'architettura in coerenza con il GDPR. Nessun contenuto viene usato per addestrare modelli pubblici.
Può leggere PDF, Word, Excel?
Sì: PDF (anche scansionati, via OCR), Word, Excel, PowerPoint, pagine web, email e knowledge base esistenti. In fase di analisi censiamo i formati e definiamo la pipeline di ingestione adatta.
Le risposte mostrano le fonti?
Sì, ogni risposta cita i documenti e i passaggi da cui deriva, con link quando possibile. È essenziale per la fiducia degli utenti e per la verificabilità richiesta in contesti regolati.
Si possono gestire permessi diversi?
Sì, il sistema rispetta i livelli di accesso per utente, ruolo o reparto. Chi interroga ottiene risposte solo dai documenti che potrebbe già aprire. I permessi esistenti (es. cartelle condivise) possono essere ereditati.
Crea il tuo assistente sui documenti aziendali
Scrivici quali documenti hai in azienda e quali domande tornano ogni settimana. Con la Diagnosi AI gratuita ti mettiamo nero su bianco se un sistema RAG ha senso nel tuo caso, da quali file conviene partire e come restano protetti dati e permessi. Gratuita e senza impegno. E se la risposta è no, te la scriviamo lo stesso.